Si eres autónomo o tienes una empresa, probablemente ya hayas oído hablar de VeriFactu.
Y si cada vez que aparece una nueva obligación fiscal piensas “¿otra cosa más de la que tengo que estar pendiente?”, podemos entenderte.
La buena noticia es que todavía hay margen para prepararse.
La mala es que esperar al último momento no es precisamente la mejor estrategia.
VeriFactu supone un cambio importante en la forma en la que determinados empresarios y profesionales deben utilizar sus sistemas informáticos de facturación. El objetivo es que estos sistemas garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.
Pero ¿qué significa realmente para tu negocio?
En este artículo te explicamos qué es VeriFactu, a quién afecta, cuáles son las fechas clave, qué debe hacer un autónomo o una empresa y qué ocurre si tu sistema de facturación todavía no está preparado.
¿Qué es VeriFactu?
Aunque habitualmente hablamos de “VeriFactu” como si fuera una nueva forma de presentar impuestos, en realidad el término se utiliza de forma coloquial para referirse al Reglamento que establece los requisitos que deben cumplir determinados sistemas informáticos de facturación, aprobado mediante el Real Decreto 1007/2023.
La normativa desarrolla parcialmente una obligación introducida en la Ley General Tributaria por la llamada Ley Antifraude.
¿El objetivo?
Que los programas utilizados para facturar generen registros que sean seguros, trazables y difíciles de manipular u ocultar.
En otras palabras: el programa de facturación ya no puede funcionar como una simple herramienta para crear una factura y modificar datos posteriormente sin dejar rastro.
El sistema debe garantizar que los registros de facturación cumplen determinados requisitos de seguridad y trazabilidad.
¿VeriFactu significa que todas tus facturas se enviarán automáticamente a Hacienda?
No necesariamente.
Esta es una de las principales confusiones alrededor de VeriFactu.
La normativa contempla dos modalidades de sistemas informáticos de facturación:
Sistema VERI*FACTU
Es el sistema que remite a la Agencia Tributaria los registros de facturación de forma automática y continuada.
La AEAT define estos sistemas como “sistemas de emisión de facturas verificables”.
Sistema NO VERI*FACTU
También puede utilizarse un sistema que no remita esos registros directamente a la Agencia Tributaria.
Pero, en ese caso, el sistema debe cumplir requisitos adicionales de seguridad, trazabilidad, conservación, firma electrónica, registro de eventos y otras medidas previstas por la normativa.
Por tanto:
VeriFactu es una de las modalidades posibles para cumplir con los requisitos del reglamento.
La elección de modalidad no significa que puedas utilizar cualquier programa de facturación.
¿A quién afecta VeriFactu?
El reglamento se dirige, con carácter general, a empresarios y profesionales que estén dentro de su ámbito de aplicación y utilicen sistemas informáticos para expedir facturas.
La normativa afecta tanto a las facturas completas como a las facturas simplificadas cuando se utilicen sistemas informáticos de facturación.
Por eso, una de las primeras preguntas que debería hacerse cualquier autónomo o empresa es:
¿Cómo estoy generando actualmente mis facturas?
Si utilizas un programa, aplicación o sistema informático para facturar, conviene revisar si está preparado para cumplir con los requisitos establecidos.
¿Y si hago las facturas a mano?
La propia AEAT contempla que quienes no utilicen un sistema informático de facturación y expidan todas sus facturas manualmente pueden quedar fuera del ámbito del reglamento en determinadas circunstancias.
Sin embargo, no conviene sacar conclusiones únicamente a partir de esta excepción.
Cada actividad y situación fiscal debe analizarse individualmente.
¿Cuándo entra en vigor VeriFactu?
Aquí es donde hay que prestar especial atención porque las fechas han cambiado respecto al calendario inicialmente previsto.
Tras las modificaciones normativas aprobadas, las fechas actuales de exigibilidad son:
| Tipo de contribuyente | Fecha límite |
|---|---|
| Contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades | 1 de enero de 2027 |
| Resto de obligados tributarios incluidos en el reglamento | 1 de julio de 2027 |
La Agencia Tributaria confirma estas fechas en su información actualizada sobre los sistemas informáticos de facturación.
Por tanto, 2027 es el año clave para la adaptación de autónomos y empresas.
Y hay una diferencia importante:
Empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades
Deben tener sus sistemas informáticos de facturación adaptados antes del 1 de enero de 2027.
Autónomos y resto de obligados afectados
Deben tener sus sistemas adaptados y operativos antes del 1 de julio de 2027, siempre que estén dentro del ámbito del reglamento.
¿Qué cambia para los autónomos?
Para un autónomo, VeriFactu no consiste simplemente en descargar una aplicación nueva.
El cambio afecta al sistema mediante el que se generan y gestionan las facturas.
El programa debe generar los correspondientes registros de facturación y cumplir determinados requisitos de integridad, trazabilidad e inalterabilidad.
Además, las facturas generadas mediante los sistemas afectados incorporarán determinada información mediante un código QR.
En el caso de las facturas emitidas mediante un sistema VERIFACTU, también se incorpora la mención correspondiente a “VERIFACTU” o “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT”, conforme a las condiciones previstas en la normativa.
En la práctica, un autónomo debería revisar:
- Qué programa utiliza actualmente para facturar.
- Si el proveedor ha adaptado el sistema.
- Qué modalidad de cumplimiento ofrece.
- Cómo se generan y conservan los registros.
- Qué cambios habrá en su proceso habitual de facturación.
- Cómo se coordinará el sistema con su asesoría.
Y, sobre todo, no esperar a julio de 2027 para empezar a preguntar.
¿Qué cambia para las empresas?
En una empresa, la adaptación puede ser algo más compleja porque la facturación suele estar conectada con otros procesos:
- Administración.
- Contabilidad.
- Gestión comercial.
- ERP.
- CRM.
- TPV.
- Departamentos de ventas.
- Gestión documental.
- Asesoría fiscal.
Por eso, la adaptación no debería plantearse únicamente como una cuestión informática.
Es también una cuestión de procesos internos.
Una empresa debería identificar qué sistemas intervienen en su facturación y comprobar que todos ellos cumplen los requisitos que les resulten aplicables.
¿Qué requisitos debe cumplir el sistema de facturación?
El Reglamento establece requisitos destinados a garantizar, entre otras cuestiones:
Integridad
Los registros deben mantenerse íntegros y no poder modificarse de forma que se elimine su trazabilidad.
Inalterabilidad
Las modificaciones o incidencias deben quedar reflejadas conforme a las reglas establecidas.
Trazabilidad
Debe poder seguirse la secuencia de generación de los registros de facturación y detectar posibles saltos u omisiones.
Conservación
Los registros deben conservarse de acuerdo con las exigencias establecidas.
Accesibilidad y legibilidad
La información debe poder ser consultada y puesta a disposición de la Administración cuando corresponda.
Huella digital o hash
Los registros incorporan mecanismos de seguridad que permiten relacionarlos y comprobar su integridad.
Por eso no sirve simplemente con poner “VeriFactu” en un programa antiguo.
El sistema debe cumplir realmente con los requisitos establecidos.
¿Tengo que cambiar mi programa de facturación?
No necesariamente.
La primera opción debería ser hablar con el proveedor de tu programa actual.
Puede que exista una actualización o una nueva versión adaptada a los requisitos.
Si no es así, será necesario valorar alternativas.
La propia Agencia Tributaria contempla distintas posibilidades, incluida la utilización de sistemas adaptados y una aplicación de facturación gratuita que pondrá a disposición de determinados usuarios.
Por eso, antes de cambiar de programa, conviene responder a tres preguntas:
1. ¿Mi programa actual se va a adaptar?
2. ¿Cuándo estará disponible la adaptación?
3. ¿La solución cubre realmente las necesidades de mi negocio?
Porque el programa más barato del mercado no siempre es el más barato para tu empresa si después no encaja con tu forma de trabajar.
¿Qué ocurre si no adapto mi sistema?
Aquí conviene tomarse el asunto en serio.
La Ley General Tributaria contempla infracciones relacionadas con la fabricación, comercialización y tenencia de sistemas informáticos que no cumplan las especificaciones exigidas.
En el caso de determinados sistemas no certificados cuando existe obligación de estarlo, la sanción prevista por el artículo 201 bis puede alcanzar los 50.000 euros por cada ejercicio por la tenencia del sistema en las circunstancias previstas legalmente.
Esto no significa que cualquier autónomo que cometa un error vaya a recibir automáticamente una multa de 50.000 euros.
La aplicación de las sanciones depende de los supuestos establecidos legalmente.
Pero sí demuestra algo:
No es buena idea tratar VeriFactu como una actualización opcional de software.
¿VeriFactu y factura electrónica son lo mismo?
No.
Aunque ambas cuestiones están relacionadas con la digitalización de la facturación, responden a obligaciones y normativas diferentes.
VeriFactu se centra principalmente en los sistemas informáticos de facturación y los registros de facturación.
La factura electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales responde a otro marco normativo y tiene sus propias características y calendario de aplicación. En marzo de 2026 se aprobó el Real Decreto 238/2026, que desarrolla el sistema de facturación electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales.
Por eso, si eres autónomo o empresario, no deberías preguntar únicamente:
“¿Mi programa cumple VeriFactu?”
La pregunta más completa es:
“¿Mi sistema de facturación está preparado para las obligaciones digitales que afectan a mi negocio?”
¿Qué debería hacer ahora un autónomo o una empresa?
No hace falta esperar a que llegue la fecha límite.
De hecho, cuanto antes se revise el sistema, más sencillo será solucionar posibles problemas.
Checklist para preparar tu negocio
1. Identifica cómo facturas actualmente
Haz inventario de todos los programas, aplicaciones, TPV o sistemas que generan facturas.
2. Consulta a tu proveedor
Pregunta específicamente si el sistema estará adaptado al Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación.
3. Confirma la fecha de adaptación
No basta con que el proveedor diga que “será compatible”.
Necesitas saber cuándo estará disponible la solución.
4. Revisa tu proceso interno
Comprueba cómo se generan, rectifican, anulan, almacenan y envían las facturas.
5. Coordínate con tu asesoría
La adaptación informática y la gestión fiscal deberían ir de la mano.
6. Haz pruebas antes de la fecha límite
No estrenes sistema el día anterior.
Porque si algo puede fallar, probablemente elegirá el peor momento posible para hacerlo.
VeriFactu: mejor adaptarse con tiempo que correr después
Las obligaciones fiscales y administrativas ya ocupan suficiente espacio en la cabeza de cualquier empresario.
VeriFactu no debería convertirse en otro problema añadido.
La clave está en anticiparse.
Revisar ahora el sistema de facturación permite detectar incompatibilidades, valorar alternativas, formar al equipo y adaptar los procesos con tranquilidad.
En el caso de las empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades, la fecha límite actual es el 1 de enero de 2027.
Para el resto de obligados incluidos en el reglamento, entre ellos muchos autónomos, la fecha es el 1 de julio de 2027.
Todavía hay tiempo.
Pero ya no es pronto para empezar.
¿Necesitas saber si tu negocio está preparado para VeriFactu?
En Modernia Asesores ayudamos a autónomos y empresas a entender sus obligaciones fiscales y administrativas y a organizar los procesos necesarios para cumplirlas.
Nuestro objetivo no es llenarte de términos técnicos.
Es algo bastante más sencillo:
que sepas qué tienes que hacer, cuándo tienes que hacerlo y qué necesitas para hacerlo bien.
Si tienes dudas sobre VeriFactu, tu sistema de facturación o las nuevas obligaciones digitales que afectan a tu negocio, habla con nuestro equipo antes de que el calendario empiece a apretar.
Modernia Asesores
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